Hakuprosessi

Moikka!

Tänään ajattelin kirjoittaa vaihtoonlähdön varmasti yhdestä stressaavimmista osuuksista, eli koko hakuprosessistani. Tiedän, että tämä vaihe tuntuu monelle vaihtoonlähtijälle ylitsepääsemättömältä vaikealta, ja kysymykset siitä että "onko kaikki tarpeellinen nyt hoidettu" ja "mitä jos olen ymmärtänyt jotain väärin" pyörivät mielessä. Japani vieläpä vaikuttaa olevan maa, jossa kaikki täytyy olla paperilla viiteentoista kertaan ja kaikesta tarvitaan todistus, joten eihän se asioita ainakaan helpommaksi tee. Yritän kirjoittaa hakuvaiheesta mahdollisimman yksityiskohtaisesti, jotta siitä on apua teille, jotka tuskailette sen kanssa myöhemmin. Tämä tulee siis olemaan pitkä ja tekstintäyteinen postaus, mutta toivon, että saatte siitä jotain irti.


HAUN ENSIMMÄINEN VAIHE

Tämä vaihe eroaa varmasti eri yliopistoissa, mutta TTY:llä aloitin Japanin hakuprosessini syyskuussa 2015. Japanissa lukuvuosi alkaa huhtikuussa ja loppuu ensi vuoden maaliskuuhun, joten Japanin hakuaika on tästä syystä TTY:llä syyskuussa poiketen lähes kaikista muista hakukohteista. Tämä tarkoittaa myös sitä, että lukuvuosi TTY:llä täytyy jättää keväällä kesken Japaniin tulon takia, mikä kannattaa ottaa huomioon omia opintoja suunnitellessa jo hyvissä ajoin. Itse huomioin tämän niin, että yritin suorittaa kursseja kakkosvuoden keväältä jo ensimmäisenä vuotena ja kävin myös yhden kurssin kesällä, jolloin kesken jääviä kursseja on mahdollisimman vähän.

Itse aloitin vaihtoonhaun siis harvinaisen aikaisessa vaiheessa opintojani, jo toisen vuoteni alussa. Kysyin kansainvälisestä toimistosta Japaniin lähdöstä jo elokuussa ja vastaus minulle oli "ei ne ota sinne kandivaiheen opiskelijoita, täytyy olla maisterivaiheen opiskelija". No, etsin sitten itse tietoa Koben yliopiston nettisivuilta (Kobe on muuten ainoa TTY:n yhteistyöyliopisto Japanissa, jossa voi opiskella rakennustekniikkaa, siksi päädyin automaattisesti siihen) ja heidän nettisivuiltaan löysin tietoa kahdesta eri hakuvaihtoehdosta: Undergraduate ja Graduate/Reserch Student. Vaihtoehtoja on siis kaksi: kandivaiheen opiskelijat pääsevät osallistumaan normaalisti japanilaisten luennoille ja maisterivaiheen opiskelijat saavat osallistua luennoille ja lisäksi kuuluvat valitsemaansa tutkimusryhmään, joka on Japanin tapa hoitaa maisterivaiheen opinnot. Näistä ensimmäinen siis koskee minua ja kerrottuani tästä kansainvälisessä toimistossa, he sanoivat että kai aina voi ainakin hakea. Ensimmäinen huomio siis siihen, että aina ei kannata uskoa, mitä toimistosta sanotaan, etsi tietoa itse ja aina voi yrittää! ;)

Tässä asiat, jotka Koben yliopisto edellyttää vaihto-opiskelijoitaan:

•  Sinun tulee olla opiskellut tutkinnossasi vähintään yhden vuoden ja sinun tulee olla kokoaikainen opiskelija omassa yliopistossasi. Lisäksi sinun tulee pyrkiä suorittamaan tutkintosi loppuun omassa yliopistossasi paluusi jälkeen
•  Sinulla tulee olla konkreettinen ja selkeä syy opiskella Koben yliopistossa (eli menet sinne oikeasti opiskelemaan) 
•  Sinulla täytyy olla jonkunasteinen japanin kielen taito (kurssit ja kaikki materiaali on japaniksi, pelkällä englannilla EI siis pärjää!), kielitaidon todiste oli kuitenkin vapaaehtoista lähettää ja itselläni riitti, että yhdestä vaaditusta lomakkeesta ruksasin oman arvioini kielitaidostani
•  Keskiarvon täytyy olla vähintään 3 asteikolla 0-4 koko tähänastisista opinnoistasi
•  Sinulla tulee olla jonkunlainen tietämys kursseista, joita tulet ottamaan Koben yliopistossa (tarkoittanee varmaan sitä, että menet opiskelemaan jotakuinkin opintokokonaisuuteesi liityviä kursseja, kurssien valinta on kuitenkin hyvin vapaata)
• Sinun tulee pitää hyvät välit paikallisten opiskelijoiden ja muun henkilökunnan, naapurustosi yms. kanssa ja edesauttaa näin yhteistyötä omasi ja Koben yliopiston välillä

Kun tiedät täyttäväsi nämä kohdat, voit aloittaa haun ensimmäisen vaiheen TTY:n hakusysteemillä. Ensimmäiseen vaiheeseen kuuluu hakukohteesi valinta Mobility Online järjestelmässä ja tästä on hyvät ohjeet POPissa. Sinun tulee täyttää lomake, jossa kysytään yleistä tietoa, vaihtokohteesi toivejärjestyksessäsi, oleskeluajat, alustava suunnitelma kursseistasi siellä (Koben yliopiston nettisivuilta löytyy kurssiselostukset englanniksi ja itse vain kirjoitin tähän kohtaan haluamieni kurssien nimet ja että ne kuuluvat rakennustekniikan tutkinto-ohjelmaan ja sen lisäksi tietysti japanin kielen kurssit) ja lisäksi sinun tulee toimittaa sivun pituinen motivaatiokirje (suomeksi).

En tiedä, paljonko hakijoita oli, mutta jokatapaukessa olin yksi niistä onnekkaasta kolmesta, jotka valittiin seuraavaan hakuvaiheeseen. Minulle lähetettiin tieto hyväksymisestä lokakuun ensimmäisenä päivänä. Sanoisin, että hakuvaiheessa kannattaa panostaa kurssien selvittämiseen ja siihen että ne liittyvät omaan tutkintoosi, motivaatiokirjeen kirjoittamiseen ja lisäksi varmista, että keskiarvosi on riittävä (sitä kysyttiin myös). Itse olin suorittanut myös paljon kursseja etukäteen, joka varmasti edesauttoi sitä, että pääsin lähtemään vaihtoon jo kesken toisen opiskeluvuoteni. Hae myös jo hyvissä ajoin, itse laitoin hakemuksen heti syyskuun alussa, kun hakuaika alkoi.


HAUN TOINEN VAIHE:

Lokakuun toisena päivänä sain viestiä kansainvälisestä toimistosta, että minut oli hyväksytty hakijaksi Koben yliopistosta käsin. Liitteenä sain kaikki täydettävät dokumentit ja infon hakuprosessista (englanniksi). Näitä oli aikaa täyttää alle kolme viikkoa, joten kannattaa aloittaa mahdollisimman hyvissä ajoin.

Tässä hakuvaiheessa vaaditut asiat ja täytettävät lappuset:

• Ensinnäkin tarkista, että passisi on voimassa koko vaihto-opiskelun ja vielä sen jälkeen ainakin kolme kuukautta. Itse jouduin uusimaan passini, ja tajusin sen melko myöhässä, joten jouduin tilaamaan pikapassin suoraan Tampereen poliisilaitokselle, mikä oli kalliimpaa kuin normaalin passin tilaaminen
• Exchange student application form, valitse tässä vaiheessa omasi, Undergraduate ja Reserch Studenteille on omat kaavakkeensa ja itse täytin Undergraduate-kaavakkeen
• Purpose of studying abroard, tähän lappuseen kirjoitetaan Koben yliopiston opiskelusuunnitelmasi, syysi opiskella Koben yliopistossa ja myös opinnoistasi omassa yliopistossasi. Itse kirjoitin mahdollisimman tarkasti kurssit, jotka meinaan suorittaa ja sitten sellaista yleistä höpinää siitä miksi haluan opiskella ulkomailla ja erityisesti rakennustekniikkaa Kobessa. Sitten kerroin hieman omasta tutkinto-ohjelmastani, miten saisin Koben kurssit sisällytettyä, milloin olen aloittanut ja milloin valmistun yms.
• Application for certificate of eligibility (CoE), tämä oli mielestäni vaikein lappu täytettäväksi, mutta he lähettivät myös valmiiksi täytetyn Example version, jota noudatin aika tarkkaan täyttäessäni tietojani. Jos joku kohta menee väärin, tai et ole ihan varma niin no worries, minulle lähettettiin myöhemmin sähköpostia ja varmistettiin muutama kohta, mitkä olin täyttäynyt väärin. Lisäksi minun piti lähettää heille sähköpostitse isäni palkkatodistus, koska olin laittanut hänet lapussa tukijakseni, ja koska todistus oli suomeksi, minun piti kääntää heille kaikki kohdat englanniksi ja ilmoittaa, että palkka on maksettu euroina
• Curriculum Vitae, elikkä CV. 
• Original Academic Transcript, tämän saat TTY:ltä muistaakseni KV-toimistosta.
• Financial Statement, minkä saa myös TTY:n KV-toimistosta, tähän riittää todiste Suomen opintotuesta ja lainasta, mutta itse jouduin lähettämään vielä myöhemmin isäni palkkatodistuksen, niinkuin ylempänä jo sanoin.
• Säköinen kuva, jonka lähetin KV-toimistoon sähköpostilla ja he laittoivat sen eteenpäin Kobeen ja tämän lisäksi kolme valokuvaa kokoa 40mm x 30mm, joista yksi on liitetty hakukaavakkeeseen (kuvia kannattaa ottaa myöhemmin mukaan vielä Japaniinkin).
• Passikopio (tämän takia passin täytyy olla kunnossa jo tässä vaiheessa)
• Valinnainen dokumentti oli virallinen todiste japanin kielen tasostasi, jota en itse kuitenkaan lähettänyt. Tämän saa varmasti japanin opettajalta, tai jos olet suorittanut JLPT testin, tämä todiste kelpaisi myös
• Näiden Kobeen lähetettävien lappujen lisäksi sinun tulee tehdä TTY:lle Learning agreement Mobility online sovelluksessa, tulostaa se, ja pyytää puolto oman tutkintosi suunnittelijalta. Itse menin juttelemaan ensin raksan opintoneuvojan kanssa valitsemistani kursseista ja kuinka ne liitettäisiin omiin opintoihini TTY:llä. Tämän jälkeen koulutusohjelmani suunnittelija vielä hyväksyi lappusen
• TTY:lle täytyy täyttää myös apurahakaavake stipendiä varten. Japaniin vuodeksi lähtevät saavat maksimiapurahan, joka oli ainakin tänä vuonna 2400 €.

Nämä laput vietiin siis KV-toimistoon, josta he lähettivät ne edelleen Japaniin. Kysyin, kuinka todennäköistä haun tässä vaiheessa vielä on, että hakemus peruutetaan ja vastaus oli, että tähän mennessä ketään Japaniin hakenutta ei ole tässä vaiheessa enää peruutettu. Voit olla siis jo melko varma lähdöstäsi! :) Itse sain Koben yliopistosta todistuksen opiskelijaksi hyväksymisestä 7.12 ja loput dokumentit viisumin hakua varten sain tammikuun lopulla.


MUUT MUISTETTAVAT ASIAT:

Valitettavasti toiseen maahan vuodeksi muuttaessa on myös muita asioita, jotka täytyy ottaa huomioon:

• Peru vuokra- ja sähkösopimuksesi hyvissä ajoin ja muista myös perua kotivakuutus tai vaihtoehtoisesti vuokraa kämppäsi eteenpäin. Jos asut TOAS:lla, toimistoon täytyy toimittaa virallinen todiste vaihtoonlähdöstä (jonka saa KV-toimistosta), että tarjoavat sinulle kämppää tullessasi takaisin Suomeen. Jos et halua myydä huonekalujasi ja ne eivät mahdu sukulaisten nurkkiin, jonkunlaisen varaston hommaaminen kamoille on myös aika välttämätöntä.
• Ota matkavakuutus. Tämä oli yllättävän kallis menoerä, halvin vaihtoehto taisi olla If:ltä, sillä isäni on ollut siellä pitkään asiakkaana ja hän sai jonkunnäköistä alennusta tämän takia, joten halvemmalla pääsi kun hän otti minulle vakuutuksen. Vakutuus vuodeksi oli siltikin n. 570 €.
• Varaa lentoliput hyvissä ajoin ja pidä mielessä, että laskeutumiskentän täytyy olla sama, kuin täyttämissäsi papereissa (CoE)!
• Hoida rokotukset kuntoon. Minulta puuttui yllätykseksi B hepatiitti kokonaan, joten jouduin ottamaan sen (kaksi ensimmäistä rokotusta kuukauden välillä ja kolmas puolen vuoden päästä) ja tämän lisäksi Japanissa vaadittavan Japanin aivokuumeen rokotuksen (tämä myös kaksi kertaa kuukauden välillä), joka maksoi myös tuskaisen 270 €. Lisäksi hommaa itselleni rokotustodistus, joka todistaa sinun saaneen MPR-rokotukset (tämän saa kaikki Suomessa lapsena), sillä tämä tarkistetaan Japanin päässä uusien opiskelijoiden terveystarkastuksessa.
• Saatuasi CoE lapun ja Koben opiskelutodistuksen Japanista (itse sain tammikuussa), vieraile Japanin suurlähetystössä Helsingissä ja hae viisumi. Ole tarkkana tämän kanssa, suurlähetystöön mentäessä tarvitsee olla mukana passin ja tämän lapun lisäksi 45mm x 45mm kokoinen kuva (sain selville myöhemmin, että Suomen passikuvakin olisi ilmeisesti käynyt, mistä ei kuitenkaan mainittu mitään), siellä täytettävä tai vaihtoehtoisesti netistä tulostettava lappu ja näiden lisäksi 21 € rahaa TASARAHANA ja KÄTEISELLÄ. Kyllä vaan, byrokratia on vahva tässä. Itse jouduin tekemään kaksi reissua suurlähetystöön juuri näiden takia. Kannattaa myös tarkistaa aukioloajat etukäteen netistä, suurlähetystö ei ole auki myöhään!
• Käy läpi vaatteesi ja muut tavarasi ja vie kaikki ylimääräinen kirpparille tai mihin sitten haluatkin ja osta iso matkalaukku, jollet sellaista vielä omista. Pakkaa mukaan myös kaikki tarpeelliset paperit!!
• Tee muuttoilmoitus maistraatille ja postille. Posti toimittaa normaalit kirjeet myös ulkomaiseen osoitteeseen ilman lisäkustannuksia.
• Tee opiskelun muutostodistus Kelalle ja hae vaihto-opiskelun tuet hyvissä ajoin ennen lähtöä.
• Vaihtoehtoinen, mutta suositeltava asia on ostaa jonkinnäköisiä tuliaisia, ainakin tulevalle tutorillesi ja vastuuprofessorille ja kavereillesi, jos tunnet jonkun Japanista jo etukäteen ja jonka aijot tavata. Itselläni oli matkalaukussa hyvin rajallisesti tilaa, joten tyydyin ostamaan erimaksuisia Fazerin suklaapatukoita, tytöille muumitikkareita ja tietysti pari askia salmiakkia. Myös Marimekko on täällä kova juttu, eli jos löydät Marimekon vihkoja tai muuta sälää halvalla, olisi varmasti hyvä tuliainen tytöille. Ostin myös lentokentältä poikaystäväni perheelle ison laatikollisen Fazerin paperisuklaita ja suomalaista mustikkamehua, joista olivat kuulemma tykänneet hirveästi. Yleensäkin kaikki olivat todella iloisia tuliaisista (tai esittivät ainakin :D), sillä tuliaisten tuominen on Japanissa tapa, jota he eivät välttämättä oleta ulkomaalaisten tietävän. 

Huhhuh, olisikohan siinä jo kaikki! Oikein tuskahiki nousi pintaan, kun aloin miettiä kaikkea läpi uudestaan ja käymään haun ja lähdön prosesseja läpi. Kaikki kuitenkin tuli hoidettua, eikä se loppujen lopuksi tuntunut ollenkaan pahalta, kun miettii mikä odottaa edessäpäin. Jos unohdin listasta jotain (hyvin mahdollista), tulen lisäämään niitä tänne myöhemmin. Minulta voi aina myös kysyä yksityiskohtaisempaa tietoa esimerkiksi kommentissa tai TTY:n sähköpostilla (anna.lahtinen@...), niin yritän vastata parhaani mukaan. :)